3 manieren om een klachtenbrief aan een bedrijf te schrijven

Inhoudsopgave:

3 manieren om een klachtenbrief aan een bedrijf te schrijven
3 manieren om een klachtenbrief aan een bedrijf te schrijven

Video: 3 manieren om een klachtenbrief aan een bedrijf te schrijven

Video: 3 manieren om een klachtenbrief aan een bedrijf te schrijven
Video: Zakelijke brief schrijven 2024, Maart
Anonim

Een klachtenbrief schrijven is iets wat de meeste mensen op een bepaald moment in hun leven zullen doen. Als u niet tevreden bent met het product of de dienst van een bedrijf, kunt u het probleem meestal op een voor beide partijen voordelige manier oplossen door middel van een botte maar beleefde brief. Het schrijven van een klachtenbrief is niet ingewikkeld of eng: u hoeft alleen maar de feiten duidelijk te vermelden en beleefd om een oplossing te vragen.

stappen

Methode 1 van 3: Een klachtenbrief schrijven

Begin een brief Stap 1
Begin een brief Stap 1

Stap 1. Stuur de brief naar de klantenservice (SAC)

Bij het schrijven van een klachtenbrief is de beste kans op succes om de brief te richten aan de klantenservice van het bedrijf, of SAC. De SAC is gewend om klachten af te handelen en uw brief zal sneller worden geanalyseerd.

  • Zoek de naam van de SAC-manager of directeur en richt de brief persoonlijk aan hem. Begin de brief met Geachte heer, mevrouw of mevrouw., gevolgd door de naam. Als u de naam van de SAC-manager niet weet, schrijft u gewoon Geachte heer of mevrouw.
  • U kunt het adres van de klantenservice vinden op de website van het bedrijf, in alle promotie- of reclamematerialen van het bedrijf, op de productverpakking of op het etiket.
Begin een brief Stap 5
Begin een brief Stap 5

Stap 2. Kom ter zake in de brief

De eerste regel van de brief moet duidelijk aangeven waarom u schrijft en uw exacte klacht. Geef zoveel mogelijk relevante feiten op, inclusief de datum, tijd en plaats waarop u de service hebt gekocht of gebruikt, samen met alle relevante serie- of modelnummers.

  • De ontvanger van de brief moet in minder dan vijf seconden de reden voor de brief kunnen achterhalen; vermijd daarom lange introducties.
  • U kunt in de volgende paragraaf meer details geven of de situatie uitleggen, maar de eerste regel van de brief moet uw klacht zo beknopt mogelijk weergeven.
  • De eerste zin zou de volgende kunnen zijn: "Ik schrijf om te klagen over een defecte föhn die ik op 15 juli van dit bedrijf heb gekocht in de winkel aan de Rua Um, in Exemplândia."
Begin een brief Stap 6
Begin een brief Stap 6

Stap 3. Wees specifiek over de oplossing die u tevreden zal stellen

Als je vervanging, terugbetaling of reparatie van het product of een andere vorm van compensatie wilt, geef dat dan duidelijk aan in het tweede lid. Dit voorkomt het ontvangen van formulieren of andere antwoordbrieven en geeft de ontvanger iets om mee te werken.

  • Wees zo constructief mogelijk in de reacties; wijzen op manieren waarop u contact kunt blijven houden met het bedrijf. Als je restitutie of een andere vorm van compensatie vraagt en tegelijkertijd laat zien dat je naar de wedstrijd gaat, zullen ze niet worden aangemoedigd om te proberen het probleem op te lossen.
  • Als je wilt dat het bedrijf een meer algemeen probleem oplost, laat het dan ook in de brief staan, maar besef dat zoiets tijd kost.
  • Dreig niet bij het eerste contact juridische stappen te ondernemen. Dit kan zelfs de enige oplossing blijken te zijn; U kunt echter het beste eerst de klachtenbrief versturen en wachten op een reactie.
Verander je naam in Hawaii Stap 12
Verander je naam in Hawaii Stap 12

Stap 4. Voeg kopieën van relevante documenten toe

Ze kunnen bonnen, garanties, cheque-kopieën en, indien nodig, foto's of video's bevatten. Alle documentatie moet bij de brief worden gevoegd.

  • versturen kopieën van alle documentatie die u wilt opnemen, niet de originelen. Op die manier is er geen kans dat documenten verloren gaan of zoek raken; daarnaast moet u ze misschien aan iemand anders geven.
  • Maak een lijst van alle documenten die in de brief zijn opgenomen. Bijvoorbeeld: "Een kopie van de originele bon is bijgevoegd, samen met de garantie-kopie en het serienummer van de föhn."
Omgaan met angst en depressie Stap 5
Omgaan met angst en depressie Stap 5

Stap 5. Geef de klantenservice een deadline om het probleem op te lossen

Het is handig om een exacte periode vast te stellen wanneer u wilt dat het probleem wordt opgelost. Dit geeft je gemoedsrust en helpt de zaak snel tot een besluit te komen.

  • Door een deadline in te stellen, voorkomt u ook dat de brief kwijtraakt of vergeten wordt, wat kan leiden tot meer schaamte en wrevel tussen u en het bedrijf.
  • Zorg ervoor dat de deadline die u stelt redelijk is. Een week of twee is meestal voldoende, maar dit hangt af van uw bestelling.
Schrijf een brief voor bewijs van inkomen Stap 12
Schrijf een brief voor bewijs van inkomen Stap 12

Stap 6. Beëindig de brief respectvol

Bedank de ontvanger voor zijn hulp en laat hem weten hoe en wanneer hij contact met je kan opnemen om het probleem op te lossen. Dit zal het proces veel gemakkelijker maken, wat een efficiënter resultaat voor u oplevert.

Zeg vaarwel met 'Met vriendelijke groet' en de naam van de persoon (als u die weet), of 'Bij voorbaat dank'. Vermijd informele termen zoals "Tot ziens" of "Tot ziens"

Methode 2 van 3: De juiste vorm en toon vinden

Schrijf een boekverslag Stap 6
Schrijf een boekverslag Stap 6

Stap 1. Wees beleefd

Je kunt boos zijn, en je hebt het volste recht om dat te zijn; maar onbeleefd zijn zal de ontvanger alleen maar in het defensief plaatsen. Schrijf respectvol en vermijd ten koste van alles dreigende, boze of sarcastische opmerkingen. Onthoud dat de persoon die de brief voorlas niet direct verantwoordelijk was voor alles wat er gebeurde, en dat hij veel wendbaarder en bereidwilliger zal zijn om een beleefde klant te plezieren dan een boze.

  • Het bedrijf waarvoor je schrijft, wilde je waarschijnlijk niet kwaad maken. De meeste bedrijven zijn geïnteresseerd in het tevreden stellen van de klant.
  • Je zult veel meer succes hebben door de ontvanger te behandelen als iemand die je wil helpen, in plaats van te denken dat hij vol slechte bedoelingen is.
  • Schrijf niet als je boos bent. Laat de brief schrijven als je rustiger bent. Of, als je wilt, schrijf de brief terwijl hij rookt en leg hem dan een dag of twee opzij voordat je hem verstuurt. De kans is groot dat je je ideeën wilt herformuleren in een minder opruiende taal.
Verander je naam in Hawaii Stap 2
Verander je naam in Hawaii Stap 2

Stap 2. Wees beknopt

SAC-personeel ontvangt honderden brieven per dag; het is dus essentieel om snel ter zake te komen, zodat ze precies weten waar ze mee te maken hebben zodra ze beginnen met lezen. Als uw brief te lang of te gedetailleerd is, heeft de lezer de neiging om de inhoud te scannen en heeft hij een onduidelijk idee van het probleem of de voorgestelde oplossing.

  • Vermijd overbodige details of dagdromen.
  • Schrijf een brief van één pagina, of ongeveer 200 woorden.
Schrijf een toespraak waarin u uzelf voorstelt Stap 7
Schrijf een toespraak waarin u uzelf voorstelt Stap 7

Stap 3. Wees overtuigend en krachtig

Een dergelijke houding zet de juiste toon en laat het bedrijf weten dat uw klacht serieus moet worden genomen. Dit is vooral belangrijk bij ernstigere klachten, die aanzienlijke financiële gevolgen kunnen hebben.

  • Krachtig zijn houdt verschillende dingen in, zoals de taal die wordt gebruikt, kennis van uw rechten en de verantwoordelijkheden van het bedrijf, evenals de professionele presentatie van de brief.
  • Dit alles straalt geloofwaardigheid uit, wat de reactie op uw brief positief beïnvloedt.
Begin een brief Stap 7
Begin een brief Stap 7

Stap 4. Maak de brief netjes en correct op

Zoals hierboven vermeld, is de professionele opmaak van de brief van invloed op de ontvangst van de klacht. Vermeld uw naam, adres en datum in de rechterbovenhoek, gevolgd door de naam of titel van de persoon naar wie u schrijft, samen met het bedrijfsadres aan de linkerkant, net boven de hoofdtekst van de brief.

  • Typ de letter altijd in de computer, want dit maakt het gemakkelijker om te lezen en geeft een veel schoner uiterlijk. Als u met de hand moet schrijven, doe dit dan in een duidelijk, leesbaar handschrift, zonder uitwissingen of inktvlekken.
  • Laat bij het ondertekenen een lege ruimte onder de sluiting waar u de handtekening met de hand kunt schrijven. Onder deze ruimte moet u ook uw naam typen zodat deze gemakkelijk te lezen is.
  • Maak de brief netjes en goed gespreid, met alinea's van dezelfde grootte.
Schrijf een subsidievoorstel Stap 9
Schrijf een subsidievoorstel Stap 9

Stap 5. Controleer spelling en grammatica

Verkeerde spelling en grammatica hebben een negatieve invloed op de ontvangst van de klacht. Voer een spellingcontrole uit op uw computer voordat u de brief afdrukt, of laat iemand hem lezen voordat u hem verzendt.

Methode 3 van 3: Het proces volgen

Rijk worden Stap 16
Rijk worden Stap 16

Stap 1. Wacht tot de deadline is verstreken

Wees geduldig en handel niet voordat de deadline die u in de brief hebt vermeld, is verstreken. Als je de deadline hebt overschreden en nog steeds niets hebt ontvangen, bel of stuur dan een e-mail om te controleren of de brief is ontvangen. Het is altijd beter om het bedrijf het voordeel van de twijfel te geven.

Als u nog geen informatie over de brief heeft ontvangen, of als u deze wel heeft ontvangen, maar de oplossing niet naar tevredenheid was, leg dan de klacht voor aan een hogere functionaris

Schrijf een brief voor bewijs van inkomen Stap 8
Schrijf een brief voor bewijs van inkomen Stap 8

Stap 2. Zoek naar medewerkers hoger in de hiërarchie

Als u niet succesvol was met de SAC-directeur, zoek dan uit wie de volgende persoon in de hiërarchie is en neem contact met hen op. Elke keer dat je naar boven gaat, van de SAC naar de supervisor naar de vice-president naar de president, voeg je alle correspondentie toe die je naar de vorige hebt gestuurd. Zo blijft de nieuwe medewerker up-to-date en wordt het probleem hoogstwaarschijnlijk op een niet-juridische manier opgelost.

  • Het is het beste om met SAC te beginnen voordat je direct naar de top gaat. Dit komt doordat de SAC meer gewend is om met dit soort klachten om te gaan, en het is waarschijnlijk dat elke aan de president gerichte brief sowieso naar de SAC wordt gestuurd.
  • Als dat het geval is, kunnen de SAC-medewerkers automatisch een slechte indruk van je krijgen omdat je ze probeerde te omzeilen.
  • Houd er rekening mee dat als u de brief aan de president of directeur schrijft, deze duidelijker, beknopter en goed geschreven moet zijn, aangezien de ontvanger geen voorkennis heeft van het incident.
Kies een wervingsbureau Stap 11
Kies een wervingsbureau Stap 11

Stap 3. Als u een rechtszaak wilt aanspannen, raadpleeg dan een advocaat

Hij zal weten hoe het verder moet. Houd er rekening mee dat juridische stappen het laatste redmiddel moeten zijn; dit in de brief suggereren zet een negatieve toon voor haar en staat in de weg van eventuele claims waar je om zou kunnen vragen. Het kan ook averechts werken als ze niet voor je bluf vallen.

Tips

  • Neem voordat je gaat schrijven even de tijd om na te denken over wat er is gebeurd. Als je goed hebt nagedacht en precies weet wat je wilt bestellen en hoe je het wilt, ben je klaar om de brief te schrijven.
  • Zorg ervoor dat de brief uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer bevat (indien mogelijk thuis, werk en mobiele telefoon). Vergeet ook niet om de gegevens van de ontvanger te vragen; beide zullen dus op de hoogte zijn van eventuele voortgang met betrekking tot de klacht.
  • Herlees de brief en zorg ervoor dat alles uitvoerbaar, oprecht en controleerbaar is.
  • Het indienen van een schriftelijke klacht heeft een sterker effect dan een e-mail, fax, blog- of website-opmerking. De meeste bedrijven behandelen schriftelijke brieven met voorrang.
  • Schrijf geen slechte woorden. Onthoud: wat je wilt is compensatie of oplossing, en het beledigen van de ontvanger zal daar niet toe leiden. Als je hardere taal wilt gebruiken, vermijd dan passieve stem en gebruik meer directe en beschrijvende woorden. Misschien was je geschokt of zelfs walgelijk, woorden sterker dan gewoon teleurgesteld.
  • Stuur geen beëdigde brieven van getuigen. Sterker nog, als je denkt dat dit voor de rechtbank kan komen, kun je het beste niet alleen getuigenverklaringen weglaten, maar ook je naam. Bedenk ook dat de juridische kosten behoorlijk hoog zijn. Het beste is in de meeste gevallen om een informele of hoogstens bemiddelde overeenkomst te zoeken.
  • Als je schrijft om over een bepaalde persoon te klagen, beperk de brief dan tot diens tekortkomingen en kleineer de organisatie als geheel niet. Als u schrijft om te klagen over een bedrijfsbeleid, beledig dan de ontvanger of dat beleid niet. Geef gewoon aan wat het probleem is en hoe u het wilt oplossen.
  • Sommige sites, zoals Reclame Aqui, publiceren hun klachten en brengen andere consumenten in dezelfde situatie met betrekking tot een bepaald bedrijf.
  • Bewaar kopieën van alle correspondentie en de verzenddata van uw brieven.

Aanbevolen: